Collège National des Experts Judiciaires de Belgique

Update SPF Justice CORONA

Communication complémentaire sur la situation actuelle liée au coronavirus (20/3/2020)

1. Fonctionnement de la DGROJ

Le fonctionnement de la DGROJ a bien entendu été organisé selon un autre schéma, mais les activités se poursuivent. Nous travaillons autant que possible en numérique :

- Le casier judiciaire continue de délivrer des extraits. La fonction de guichet est remplacée par une procédure écrite.

- Le registre national reste également opérationnel et mettra l’accent sur le traitement de plus de 1000 nouvelles inscriptions que nous avons reçues au cours des trois derniers mois.

- Les bureaux de taxation et le service central Frais de justice peuvent poursuivre le traitement de tous les états de frais via CGAB.

- Le service Budget et Liquidations poursuit son travail à domicile sur CGAB, mais vient chaque mardi chercher et traiter le courrier papier provenant des juridictions.

- Infra bouclera en priorité les négociations et travaux concernant les cahiers des charges pour le procès terroriste d’ampleur.

- Les services du personnel continuent de travailler. Toutes pièces soumises à ma signature sont finalisées par une signature numérique qualifiée. Les pièces papier transmises sont réceptionnées et traitées tous les jeudis. Les pièces soumises à la signature du Roi sont encore traitées et soumises sur papier. Un effectif minimum a été prévu à cet effet.

- Toutes les notes au ministre ou à l’inspection des Finances, les demandes d’avis au Conseil d'État, etc., sont acheminées et finalisées par voie électronique.

2. Légalisations

Étant donné que les bâtiments judiciaires ne sont accessibles qu’aux personnes qui doivent s’y rendre urgemment à l’invitation de la magistrature, cela complique le système des légalisations pour les traducteurs jurés. C’est pourquoi la disposition suivante a été prise :

Dans la plupart des endroits, les traducteurs qui souhaitent faire légaliser leur propre traduction doivent se présenter personnellement au greffe. Ils doivent éventuellement aussi venir la rechercher plus tard. Cela requiert un accès physique qui n’est plus souhaitable.

Tant que les mesures strictes en matière de coronavirus sont d’application, les traducteurs peuvent envoyer leurs traductions par la poste aux greffes, avec une copie de la carte d’identité du traducteur juré (contenant également un spécimen de sa signature) et une enveloppe affranchie permettant de renvoyer la traduction légalisée au traducteur ou à un autre destinataire.

Cela permet ainsi d’éviter de nombreux déplacements et de contacts physiques tout en maintenant néanmoins la possibilité de proposer et de délivrer des traductions jurées, ce également pour des missions non judiciaires.

3. De nombreuses questions sur les matières de personnel abordées dans une rubrique FAQ sur intranet

Nous sommes submergés par presque toujours les mêmes questions, venant de toutes parts. Voici déjà la réponse à la plus fréquente d’entre elles : Puis-je annuler mes congés planifiés et déjà accordés ? Il est à tout moment possible d’annuler un congé. Le collaborateur qui annule son congé est considéré comme étant à nouveau au travail, soit par le biais du télétravail, soit via le système de rotation mis sur pied afin de garantir la continuité.

Cette question et bien d’autres seront donc consultables sur intranet sous la rubrique « covid-19 ». Cette rubrique regroupe également toutes les directives envoyées par la DGROJ ainsi que de nouvelles directives d’Empreva.

4. Sous quelles conditions les travaux peuvent-ils ou non se poursuivre dans le palais de justice ?

Les équipes d’archives mobiles ne peuvent pas poursuivre leur travail commun de manière sécurisée. L’archivage n’est pas considéré comme une mission essentielle dans le cadre des mesures prises contre le covid-19.

Les opérations de déménagement seront, de préférence, reportées à une date ultérieure, après la « période de sécurité ». L’interaction entre les déménageurs, le personnel Infra et le personnel judiciaire local est trop grande pour pouvoir procéder à une telle opération en toute sécurité et dans le respect de la distanciation sociale.

La FAQ COVID-19 – 19/03/2020 prévoit que les travaux de sécurisation urgents peuvent se poursuivre, et si nécessaire le placement de nouvelles installations dans de bonnes conditions. Les chantiers de plus petite taille ne peuvent donc se poursuivre que si les sociétés et le personnel de surveillance de la Régie des Bâtiments sont à même de travailler normalement en toute sécurité. La Régie des Bâtiments donnera un inventaire des travaux qui pourront se poursuivre. Il est préférable de régler cette question avec le service Infra local ou central.

On évitera, de préférence, de procéder à la maintenance préventive non urgente, sauf si celle-ci peut être réalisée en toute sécurité. Dans ce cas également, il est souhaitable de régler cette question avec le chef d’équipe Infra local.

Les travaux urgents peuvent bien entendu se poursuivre !!

5. Qu’en est-il de la sécurisation des bâtiments judiciaires ?

Le défi est également de taille pour les collaborateurs surveillance et gestion (CSG). Leur rôle consiste précisément à approcher les personnes susceptibles de représenter un risque pour la sécurité. Il a donc été convenu ce qui suit :

- deux collaborateurs (un dans le poste de commande et l’autre en mobilité) sont affectés aux shifts de jour pendant les jours ouvrables. La présence de deux collaborateurs est requise afin de disposer d’une capacité suffisante permettant d’intervenir en cas de sinistre et de garantir la sécurité de toutes les personnes présentes dans le bâtiment.

- Pour les bâtiments judiciaires qui relèvent de la catégorie de sécurité la plus élevée, un shift de nuit assuré par 1 CSG peut être envisagé. Les sites où le shift de nuit a, dans

 

l’intervalle, été annulé conformément aux directives du 16 mars ne sont pas tenus de le réinstaurer.

- Pour les bâtiments judiciaires qui relèvent de la catégorie de sécurité la plus élevée, un shift de jour assuré par 1 CSG durant le week-end peut être envisagé. Les sites où le shift de jour durant le week-end a, dans l’intervalle, été annulé conformément aux directives du 16 mars ne sont pas tenus de le réinstaurer.

Si la capacité de l’équipe CSG n’est plus suffisante pour pouvoir affecter 2 CSG afin d’assurer les shifts de jour pendant les jours ouvrables, il sera fait appel à des agents de G4S et l'on travaillera comme suit : 1 CSG + 1 G4S. Si la capacité de l’équipe CSG devait continuer de baisser, de sorte que l'on ne soit plus en mesure d’affecter systématiquement au moins 1 CSG pour assurer les shifts de jour pendant les jours ouvrables, on annulera des shifts de nuit afin de libérer une capacité de CSG. Les agents G4S ne peuvent donc pas être affectés aux shifts de nuit.

6. Attestation de l’employeur destinée aux instances de contrôle

Vous trouverez, en annexe, un exemple d’attestation susceptible d’être requise par certaines instances, notamment la garderie d’enfants, la police, en cas de déplacement professionnel... Vous pouvez adapter ce modèle des services centraux à votre situation spécifique.

Jan BOGAERT 

 

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